A falta de planejamento é um dos principais responsáveis pela falência dos negócios, segundo este relatório do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). 

 

Para driblar isso, é essencial aprender como estruturar um departamento de compras, pois esse setor garante o funcionamento da companhia como um todo. 

 

É por meio dele que o seu negócio avalia a necessidade de equipamentos, máquinas, utensílios, entre outras ferramentas. 

 

A ausência dessa organização, contudo, resulta em uma equipe ociosa, atrasos na entrega, clientes insatisfeitos, perda de lucro e, por fim, a falência do negócio. 

 

Quer evitar todas essas consequências em sua empresa? 

Então, continue a leitura deste artigo e descubra como estruturar o departamento de compras do seu negócio. 

Antes de mais nada, o que é departamento de compras?

Em suma, o departamento de compras é o setor responsável por fazer a aquisição de materiais e mercadorias que a empresa precisa para operar no dia a dia. 

 

Ao mesmo tempo, esse área atua para atender outras demandas, que envolve:

 

• Adquirir produtos que obedeçam os critérios de qualidade, quantidade e menor custo estabelecidos pela empresa;
• Buscar constantemente os melhores serviços e entregas com os fornecedores parceiros;
• Construir e consolidar boas relações de negociação e transparência com os fornecedores;
• Avaliar o desempenho das compras;
• Manter-se informado sobre os fornecedores disponíveis e traçar estratégias

para encontrar ótimos parceiros. 

Como estruturar o departamento de compras?

Uma vez entendido o que é o departamento de compras, chegou a hora de aprender como estruturar este setor em sua empresa.

 

Aí vão algumas dicas que te ajudam neste processo: 

Faça um bom planejamento

O primeiro passo é fazer um bom planejamento, estabelecendo as diretrizes e normas que o setor de compras precisa seguir no dia a dia. 

 

Em paralelo, defina todas as responsabilidades que os funcionários precisam executar para cumprir as metas. 

 

Depois, identifique quais são as necessidades da empresa. Isso inclui: produtos, insumos e equipamentos que devem ser comprados.

 

Além disso, defina  a frequência de compras e quais são os valores disponíveis para a aquisição de produtos.  

Use a tecnologia ao seu favor 

Investir na tecnologia é uma excelente alternativa para otimizar a gestão do setor e evitar erros.

 

Ademais, você mantém um histórico e realiza um controle eficiente das informações relacionadas às compras, desde as negociações com os fornecedores até a gestão de estoque.  

Busque bons fornecedores

Esta nem sempre é uma tarefa fácil, sobretudo, diante de tantas opções de fornecedores disponíveis no mercado. 

 

Para tomar uma decisão correta, é preciso responder algumas perguntas, como: 

 

• O que você precisa? 
• Qual é a quantidade? 
• Em quanto tempo? 
• Quanto você tem de dinheiro para investir em estoque?
• Você tem espaço físico para ter um estoque?
• Você trabalha com pronta entrega ou por encomenda?

 

Ademais, aplique estas medidas para encontrar o melhor parceiro para o seu negócio: 

 

• Faça pesquisas online;
• Procure fornecedores locais;
• Frequente feiras do seu nicho de mercado;
• Busque catálogos em sites especializados no seu segmento;
• Entre em contato com fabricantes;
• Analise o preço e as formas de pagamento;
• Priorize mercados fixos;
• Estude a capacidade de fornecimento;
• Evite depender de um só fornecedor. 

Monitore o estoque 

Para tal propósito, a nossa dica é identificar qual é o nível mínimo do estoque da sua empresa. Com isso, será mais fácil fazer a administração do setor, pois sempre que atingir esse número, você deverá fazer novas compras. 

Faça avaliação de fornecedores 

Monitorar a qualidade dos produtos e os prazos é uma atividade essencial para garantir que você esteja trabalhando com os fornecedores adequados. 

 

Como o departamento de compras de uma empresa envolve diversas questões, mantenha uma atualização constante sobre o assunto. 

 

Livros são fontes valiosas de informação e a obra “Compras estratégicas: Construa parcerias com fornecedores e gere valor para seus negócios” é essencial para quem está começando a estruturar esta área na empresa. 

 

A princípio os primeiros passos parecem desafiadores, mas com as nossas dicas tudo fica mais fácil, acredite!