Você já ouviu falar em refação? Sabe como a refação pode ser prejudicial para a sua empresa? Confira mais sobre isso e muito mais neste artigo!
É comum associar refação, ou retrabalho, apenas à perda de tempo quando, na verdade, isso pode trazer muitos outros problemas, como ter que mobilizar recursos humanos e materiais para refazer o trabalho.
Falta de planejamento, não monitoramento e falhas na comunicação estão entre as principais causas da refação.
O problema é que a refação pode significar prejuízos para as empresas, como mostraremos a seguir.
Prejuízos causados pela refação
Dentre os muitos prejuízos gerados pela refação, ou retrabalho, podemos destacar os seguintes:
- Baixa produtividade
Sem dúvida, a refação é uma das principais causas da baixa produtividade, já que o retrabalho irá mobilizar um tempo que deixará de ser aproveitado para realizar outra tarefa.
Enquanto empresas, como indústrias, que costumam monitorar com frequência o fluxo de trabalho da equipe têm como reagir rapidamente, as que não costumam monitorar podem ter sérios problemas que, muitas vezes, são percebidos tarde demais.
- Desalinhamento da equipe
Empresas com altos índices de refação, geralmente, não conseguem manter os colaboradores devidamente engajados e isso, principalmente, porque ninguém gosta de repetir tarefas e, quando isso é frequente, o clima organizacional acaba sendo abalado.
- Perdas financeiras
Empresas com baixa produtividade, fatalmente, acabam enfrentando problemas financeiros. Ou seja, a refação pode, sim, trazer prejuízo financeiro, seja devido à mobilização de recursos materiais ou humanos, para a repetição da tarefa. Por isso, é tão importante acompanhar de perto o índice de refação das tarefas e, se preciso, adotar medidas para evitar esse problema.
Dicas para evitar a refação
Dentre as principais dicas para evitar a refação ou retrabalho, segundo o especialista em marketing digital, Jorge Moreno, vale destacar as seguintes:
- Automatize os processos
O que não faltam, atualmente, são soluções tecnológicas que ajudam a reduzir o número de refação nas empresas.
Além de poder monitorar o estágio de cada uma das tarefas, a automação permite direcionar um colaborador com melhor domínio sobre uma determinada função.
- Invista em um bom briefing
Um bom briefing consegue resumir minuciosamente todas as etapas do trabalho que será desenvolvido, todas as informações necessárias, como os principais dados do cliente, bem como dos concorrentes; os objetivos e também os meios que utilizará.
Ou seja, um bom briefing pode ajudar a realização de um trabalho mais bem feito, fundamental para diminuir a refação.
- Organize o fluxo de trabalho
Organização, planejamento e produtividade andam de mãos dadas, por isso, por trás de todo trabalho bem sucedido, há um planejamento muito bem feito e organizado de acordo com os objetivos e metas que se deseja alcançar.
É fundamental saber encaminhar as tarefas para cada colaborador, e na ordem certa, de modo que elas não fiquem “indo e vindo” entre diversos setores, interferindo na qualidade e produtividade.
Acredite, quanto menos confuso é o fluxo de trabalho, melhor ele será desenvolvido, e com menos chances de refação.
- Saiba delegar tarefas
Assim como o fluxo de trabalho precisa ser muito bem organizado, é preciso saber quem irá executar cada tarefa. Saber delegar tarefas é um importante passo para evitar refação.
- Limite as alterações
Em muitas empresas, como agências, por exemplo, o retrabalho é um grande problema e isso por não se ter tido o cuidado de estabelecer um número de alterações. Por isso, uma dica, para evitar o vai e volta do trabalho, é estabelecer uma quantidade de alterações feitas em cada trabalho, assim, o cliente terá apenas X vezes para alterar um trabalho, não podendo ultrapassar esse limite.
6.Invista em uma boa comunicação entre a equipe
É preciso entender que a comunicação é fundamental em qualquer equipe, a qual deve ser clara e objetiva. Vale apostar em reuniões e até em ferramentas online para facilitar a comunicação e, assim, evitar a refação.
- Aposte na prevenção
A melhor forma de evitar a refação, ou retrabalho, é o evitando, adotando uma postura preventiva, investindo todos os esforços para que o trabalho seja realizado corretamente. Embora isso não signifique que não vai mais haver retrabalho, ao menos, ele pode se tornar menos frequente.
Dicas para melhorar a produtividade da empresa
A produtividade é um fator essencial para o sucesso de qualquer empresa. Quanto mais eficiente e produtivo for o negócio, maiores serão as chances de alcançar o sucesso e se destacar em um mercado competitivo. Por isso, é fundamental adotar algumas estratégias para aumentar a produtividade da empresa.
Estabeleça metas claras
Para aumentar a produtividade da empresa, é essencial estabelecer metas claras e específicas. Isso significa definir objetivos alcançáveis e mensuráveis, que permitam avaliar o desempenho da equipe e identificar possíveis pontos de melhoria. É importante que essas metas sejam comunicadas de forma clara e transparente a toda a equipe, para que todos possam trabalhar em conjunto para alcançá-las.
Invista em tecnologia
A tecnologia pode ser uma grande aliada para aumentar a produtividade da empresa. Investir em softwares e ferramentas que automatizem processos e simplifiquem tarefas pode reduzir o tempo gasto com atividades repetitivas e aumentar a eficiência da equipe. Além disso, a tecnologia pode melhorar a comunicação interna da empresa e facilitar a gestão de projetos.
Capacite a equipe
A capacitação da equipe é fundamental para aumentar a produtividade. Ofereça treinamentos e cursos para aperfeiçoar as habilidades dos colaboradores e mantê-los atualizados em relação às novas tecnologias e tendências do mercado. Além disso, promova a troca de conhecimentos e experiências entre os membros da equipe, incentivando o aprendizado contínuo e o trabalho em equipe.
Estabeleça um ambiente de trabalho saudável
Um ambiente de trabalho saudável e positivo pode influenciar diretamente na produtividade da empresa. Crie um ambiente agradável e estimulante, que favoreça a criatividade e o engajamento da equipe. Invista em uma política de benefícios que valorize o bem-estar dos colaboradores, como horários flexíveis, home office, entre outros.
Monitore o desempenho da equipe
Para garantir que a equipe esteja atingindo as metas estabelecidas e para identificar possíveis problemas que possam estar afetando a produtividade da empresa, é fundamental monitorar o desempenho da equipe. Utilize ferramentas de gestão de projetos e indicadores de desempenho para avaliar o progresso da equipe e identificar oportunidades de melhoria.
E é isso, embora diminuir a refação e aumentar a produtividade em algumas empresas possa ser desafiador, seguindo essas dicas, certamente, conseguirá deixar sua equipe mais disposta e motivada com menos trabalho para refazer.